Eastcoast Cheerleaders värnar om din integritet och att du ska känna dig trygg med hur dina personuppgifter behandlas. För att kunna bedriva vår verksamhet på ett säkert, organiserat och kvalitativt sätt behöver vi samla in och hantera vissa uppgifter om våra medlemmar och deras vårdnadshavare.

Varför vi behandlar personuppgifter

Vi behöver aktuella personuppgifter för att kunna:

• administrera medlemskap och närvaro

• kommunicera med aktiva och vårdnadshavare

• hantera fakturering och betalningar

• anmäla aktiva till tävlingar och utbildningar

• genomföra bokningar vid behov (exempelvis hotell vid tävlingar)

• säkerställa trygghet och säkerhet, exempelvis vid olycksfall

• söka statliga och kommunala bidrag

Uppgifterna används endast för ändamål kopplade till föreningens verksamhet.

Var lagras personuppgifterna?

SportAdmin

SportAdmin är föreningens huvudsakliga medlemsregister. Här hanteras:

• kontaktuppgifter

• fakturering

• kommunikation

• fotogodkännande

• närvaroregistrering

Coacher, laganknutna och föreningsrepresentanter har åtkomst i den omfattning som krävs för sina uppdrag.

IdrottOnline → Idrottsarenan

IdrottOnline används idag för att rapportera närvaro och söka statligt och kommunalt stöd. Riksidrottsförbundet håller på att ersätta IdrottOnline med Idrottsarenan, en ny nationell plattform för administration och bidragshantering. När övergången sker kommer föreningen att följa de nya riktlinjerna för personuppgiftshantering i det systemet.

Svenska Cheerleadingförbundet – Licenser och försäkring

Alla aktiva i både träningslag och tävlingslag omfattas av en olycksfallsförsäkring via Svedea, administrerad av Svenska Cheerleadingförbundet. För tävlingslagen köper och registrerar föreningen licenser direkt via förbundet. Vi använder inte längre Pensum.

Vilka uppgifter sparar vi?

Vi behandlar följande personuppgifter:

• namn

• adress

• personnummer

• telefonnummer

• mejladresser

• fotogodkännande

• annan relevant information, exempelvis allergier eller tidigare erfarenhet

Som medlem eller vårdnadshavare kan du se och uppdatera dina uppgifter i SportAdmin MedlemsApp.

Hur länge sparas uppgifterna?

Vi sparar personuppgifter så länge du är medlem och därefter upp till 24 månader, i enlighet med rapporteringskrav för statligt och kommunalt stöd.

Om du inte vill lämna personuppgifter kan vi tyvärr inte alltid ta emot dig som medlem, eftersom uppgifterna är nödvändiga för att bedriva verksamheten.

Radering av personuppgifter

Om du vill att dina personuppgifter raderas kontaktar du:

styrelsen@eastcoastcheerleaders.se

Rätten till radering kan begränsas av lagkrav, exempelvis vid bidragsrapportering. Mer information finns på www.datainspektionen.se.

Fotogodkännande

Vid anmälan måste du ange om du godkänner foto och video.

• Föreningen kräver godkännande för officiella sammanhang såsom tävlingar, shower och uppdrag.

• Godkännande för lagets Instagramkonto är valbart. Om du inte godkänner detta kommer den aktives ansikte inte att visas.

Föreningen använder sociala medier för att informera, marknadsföra och visa upp verksamheten. Publicering hanteras av ansvariga för sociala medier, coacher samt anställda och styrelse. Inget material som upplevs som kränkande får publiceras. Om någon upplever en publicering som kränkande tas materialet bort omedelbart.

Vid tävlingar, uppvisningar och shower sker fotografering och filmning av arrangörer och publik. Föreningen kan inte garantera att bilder från dessa tillfällen inte sprids.

Kommunikation via WhatsApp

Coacher kommunicerar med aktiva och vårdnadshavare via WhatsApp. Vid gemensamma chattgrupper måste alla deltagare godkänna att deras telefonnummer delas. Detsamma gäller mejladresser vid utskick (för vårdnadshavare om den aktive är under 18 år).